Úspešné firmy koncentrujú svoju energiu na hlavnú činnosť, tzv. core business. Množstvo podnikateľov (a to veľkých, malých aj mikropodnikov) využíva výhody outsourcingu – presunu k externému dodávateľovi. Na outsourcing sa hodia najmä podporné a okrajové činnosti, ktorých kvalita bude od externého dodávateľa minimálne na rovnakej, ale väčšinou na vyššej úrovni. Týka sa to hlavne služieb ako vedenie účtovníctva, daňové poradenstvo, IT služby, právne služby, stravovanie zamestnancov a pod. Vlastne všetky služby, ktoré by boli v rámci firmy neefektívne a neekonomické.

Prečo viesť účtovníctvo externe a aké kritéria zohľadniť.

Aké sú teda hlavné kritériá pri rozhodnutí, či viesť účtovníctvo externe?
Podnikatelia porovnávajú pri rozhodovaní hlavne nasledovné veličiny:

- finančné náklady na vedenie externého a interného účtovníctva
- zodpovedenosť za vedenie účtovníctva, prípadne jej prenos na externú firmu
- kvalitu a rýchlosť spracovávania pri vedení účtovníctva,
- dôvernosť informácií pri externom a internom účtovníctve,
- závislosť na externej firme spracovávajúcej účtovníctvo,
- internú kontrolu pri externom a internom vedení účtovníctva.

Náklady.

Externý dodávateľ účtovníctva svoje náklady rozvrhuje medzi všetkých klientov. Náklady na jedného klienta sú preto oveľa nižšie, ako keby ich klient znášal sám.
Sú to hlavne:

- kúpa a priebežná aktualizácia softvéru potrebného na vedenie účtovníctva a miezd,
- nevyhnutné a pravidelné školenia, sledovanie príslušnej legislatívy,
- dôvernosť informácií pri vedení účtovníctva,
- špecializovaná literatúra,
- mzdové náklady na zamestnanca, riešenie jeho zastupovania počas PN a pod.

Pri outsourcingu účtovníctva odpadajú náklady s vytvorením pracovného miesta, náklady spojené s výberom vhodného zamestnanca a jeho zaškolením, či náklady na skončenie pracovného pomeru. Podnikateľ tiež nemá starosti v prípade práceneschopnosti účtovníka alebo v prípade materskej dovolenky.
Jednorazové náklady sa môžu vyskytnúť pri prechode z interného účtovníctva na externé účtovníctvo.
Väčšinou sa náklady na interné vedenie účtovníctva zvyšujú nekomplexným a neefektívnym využitím pracovného času zamestnanca. Ak zamestnávateľ nedokáže využiť účtovníka počas celej pracovnej doby, vznikajú tým náklady navyše. Aby zamestnanca využil, väčšinou ho zaťažuje aj inými pracovnými povinnosťami, čo má vždy vplyv na kvalitu vykonávaných účtovných a iných činností.

Kvalita a rýchlosť pri externom vedení účtovníctva.

Je samozrejmé, že účtovné služby poskytované dobrým dodávateľom budú kvalitatívne na vyššej úrovni. Profesionálna účtovná firma má vo svojich radoch odborníkov na rôzne oblasti účtovníctva a miezd. Externé účtovné a poradenské firmy taktiež spolupracujú s odborníkmi z iných súvisiacich oblastí ako je napríklad právo. Klient tak dostáva hodnotný servis za dohodnutú cenu. Jednotlivci v účtovnej firme sa dokážu v prípade potreby zastúpiť (dovolenka, práceneschopnosť a.p.). Klient má tak “svojho” účtovníka k dispozícii kedykoľvek.
Kvalitná externá účtovná firma používa pravidelne aktualizovaný softvér, pravidelne školí zamestnancov, sleduje legislatívne zmeny a pod. Zo všetkých predností svojej dodávateľskej firmy ťaží aj klient v podobe včas načasovaných štruktúrovaných informácií.

Časové hľadisko pri vedení účtovníctva.

Vedenie účtovníctva je pre firmu povinnosť vyplývajúca zo zákona, ale je aj zdrojom informácií, ktoré sú ďalej analyzované a používané na rozhodovanie. Pri externom účtovníctve má firma prístup k informáciám obvykle s určitým časovým oneskorením. Kvalitné účtovné firmy a možnosti súčasných informačných technológií však vedia prispôsobiť služby podľa potrieb klienta.
V prípade interne vedeného účtovníctva sú doklady spravidla účtované priebežne. Riziko však hrozí v prípade, ak podnikateľ nemá účtovné oddelenie, ale na účtovníctvo zamestnáva iba jednu osobu a táto osoba ide na dovolenku, ostane dlhodobo PN a pod.

Zodpovednosť pri vedení účtovníctva.

S účtovnou firmou si možno zmluvne dohodnúť detailné podmienky zodpovednosti za škodu. Klient tak získa finančnú náhradu za prípadné pokuty, ktoré by mala na svedomí dodávateľská firma.
Zamestnanci (účtovníci) zodpovedajú za škodu spôsobenú porušením povinností pri plnení svojich pracovných úloh. Ale iba v prípade, keď im porušenie zamestnávateľ dokáže a nemôže od zamestnanca požadovať vyššiu náhradu škody, ako je štvornásobok priemerného mesačného platu účtovníka.

Dôvernosť informácií pri vedení účtovníctva.

Vedenie účtovníctva externe znamená zdieľať s externou účtovnou firmou finančné informácie, rôzne osobné údaje, obchodné kontakty či know-how. Účinnosť bezpečnostných prvkov implementovaných u externého dodávateľa účtovných služieb môžu u klienta vyvolávať spokojnosť alebo pochybnosti. Dôvernosť nespočíva len v ochrane informácií klienta pred prístupom tretích osôb, ale aj v zachovaní mlčanlivosti zamestnancov dodávateľa účtovných služieb o všetkom, čo sa počas vedenia účtovníctva pre klienta dozvedel.
Bezpečnostné prvky a systémové riešenia v účtovných firmách môžu byť vyriešené na vyššej kvalitatívnej úrovni. Je potrebné si uvedomiť, že účtovné firmy majú niekoľkých klientov, ktorí určitým spôsobom vyvíjajú na svojho dodávateľa tlak na problematiku bezpečnosti. Ten je prirozdene tlačený k udržiavaniu a zvyšovaniu úrovne bezpečnosti. Navyše bezpečnostné technológie používané účtovnou firmou môžu byť pre jedného podnikateľa, ktorý vedie účtovníctvo interne, nedostupné alebo príliš nákladné na obstaranie a údržbu.

Závislosť na externom účtovníkovi.

Rizikom dlhodobej spolupráce medzi účtovnou firmou a klientom môže byť vznik závislosti. Ak účtovná firma vykonávala pre klienta nielen účtovné práce, ale aj ďalšie doplnkové služby, ich komfortné užívanie môže klient začať vnímať ako štandard a zmena externého účtovníka, prípadne prechod na vedenie účtovníctva interne, bude náročná.

Kontrola pri externom a internom vedení účtovníctva.

Ak účtovníctvo vedie zamestnanec, zamestnávateľ alebo jeho zástupca ho môže počas pracovnej doby skontrolovať a pri zistení pochybenia ihneď prijať vhodné opatrenia. V prípade vedenia účtovníctva externe je fyzická kontrola do určitej miery obmedzená, ale nad tým, či je účtovníctvo vedené v súlade s právnymi predpismi a účtovná firma dodržiava termíny, klient kontrolu nestráca.
Štyri oči vidia viac ako dve. Platí to aj v prípade externého vedenia účtovníctva účtovnou firmou. Zamestnanec alebo aj externý účtovník jednotlivec ťažie kontroluje svoju prácu a hľadá prípadné nedostatky a chyby. V kvalitnej účtovnej firme existujú krížové kontroly, kde pred zostavením účtovnej závierky, daňového priznania alebo kontrolného výkazu prejdú doklady, účtovníctvo a iná evidencia kontrolou viacerých odborníkov.
Kontrolné mechanizmy je možné dohodnúť v zmluve o vedení účtovníctva. V súčasnosti moderné informačné technológie dovoľujú klientovi okamžitý prístup do účtovníctva vedeného externe dodávateľom, napríklad, ak je vedené v cloude (online aplikácii pre vedenie účtovníctva).